▲ 이지집합건물회계컨설팅 대표 백선애     ©전국아파트신문

2023년 9월 11일 기사에 의하면 대구 북구의 한 아파트에서 관리소장이 관리비 수억원을 횡령했다는 기사가 나왔습니다.

기사 내역상 관리소장이 직접 지출 업무를 한 것으로 확인되니, 경리겸직 소장일 가능성이 높아 보이며, 미화직원 1인과 경비직원 4인의 작은 아파트 인 것을 확인 할 수 있습니다. 횡령 금액은 본인 주장 3억 2천만원, 비상대책위원회 파악 금액은 4억원이 넘었습니다.

횡령방법은 회계처리나 기타 방법을 이용한 것이 아닌, 단순하게 출금 시 2022년 2월 시설유지비 폐기물 처리비 90,000원을 앞에 20을 붙인 2,090,000원으로 조작하였고, 2022년 5월 폐기물 처리비 67,500원을 15,675,000원으로 조작하였습니다. 입주자대표회장이 은행 출금전표에 출금도장을 날인 후 은행 전표에 금액을 추가하여 횡령한 것으로 보입니다. 비상대책위원회에서 확인 결과, 2023년 7월까지 총 34회에 걸쳐 본인 계좌 및 타인 계좌 이체 또는 현금 인출로 이체 확인 된 금액은 4억 1,600만원으로 확인되었습니다.

관리소장은 2021년 11월이나 12월경에 입사한 상태였고, 일을 시작한지 석달만인 2022년 2월부터 횡령이 시작되었다고 합니다. 작은 아파트에 금액이 부족하다 보니, 수도요금과 전기요금이 두달간 연체되었고, 경비원과 4인과 환경미화원 1인의 월급이 석달째 미지급상태였다고 합니다.

그런데 문제는 이 횡령 사실이 밝혀진 것이, 내부 감사나 대표회장의 발견이 아닌 관리소장의 자백이었다는데 점에 있습니다. 관리소장은 2022년 8월에 동대표회장에게 관리비를 횡령했다고 자백하였다고 합니다.

공동주택의 의무단지의 경우 「공동주택관리법 시행규칙」 제4조 ③ 감사는 관리비·사용료 및 장기수선충당금 등의 부과·징수·지출·보관 등 회계 관계 업무와 관리업무 전반에 대하여 관리주체의 업무를 감사한다. ④ 감사는 제3항에 따른 감사를 한 경우에는 감사보고서를 작성하여 입주자대표회의와 관리주체에게 제출하고 인터넷 홈페이지(인터넷 홈페이지가 없는 경우에는 인터넷포털을 통해 관리주체가 운영·통제하는 유사한 기능의 웹사이트 또는 관리사무소의 게시판을 말한다.) 및 동별 게시판(통로별 게시판이 설치된 경우에는 이를 포함한다)에 공개하여야 한다.

또한 공동주택 회계처리기준[시행 2023. 6. 13.] 제29조(예금잔고 관리) 관리사무소장과 감사는 매월 말일을 기준으로 다음달 초에 지정 금융기관으로부터 예금잔고 증명을 받아 관계 장부와 대조하여야 한다.

즉 공동주택 입주자대표회의 감사는 분기별로 회계업무에 관련된 모든 내용을 확인하고, 감사보고서를 작성하여 주민들에게 보고하고, 예금잔고 증명서와 관계장부를 대조해야 한다는 것입니다.

물론, 비전문가로서 회계장부를 확인하는 것은 어려움이 분명히 있습니다. 하지만 위의 사건의 경우에는 단순히 실제 지출결의서와 통장 출금내역(출금전표)만 확인하였어도, 혹은 출금전표가 A라는 회사의 명의로 송금이 되었는지만 확인했어도 되는 일이 아니었을지 생각해 봅니다.

위의 사건에서 세가지 대안을 제시해 봅니다.

첫째, 경리겸직 소장이 아닌 별도의 경리를 채용하여 상호 협조 및 감시 체제를 이룬다.

둘째, 관리비 문제로 경리를 별도 채용하지 못하는 경우 당사와 같은 외부 전문 업체에 위탁을 한다.

셋째, 두가지 사항이 다 불가한 경우는 위탁관리인 경우에는 위탁사에서 점검하고, 자치관리인 경우는 입주자대표회장이 확인하고 2차적으로 내부 감사가 확인한다.

이때 내부감사가 확인해야 할 사항은 여러 가지 이지만, 비전문가가 확인하기 어려운 점이 있으므로, 아래 세 가지만이라도 확인하여야 한다.

1) 가장 큰 사고인 송금사고를 예방하기 위하여 (1) 세금계산서와 동일한 명칭으로 송금되었는지 (2) 송금금액이 세금계산서와 동일한지 확인한다.

2) (1) 재무제표 부속명세서를 명확히 기재하도록 하고, (2) 실제 손익계산서나 대차대조표의 금액과 일치하는지 확인하고, (3) 가지급금, 가수금의 임시 계정과목 내 항목 및 금액이 명확한지, (4) 예수금, 미지급금, 선급비용 등의 계정과목 내 항목 및 금액을 확인한다.

3) 통장과 잔액증명서의 금액이 일치하는지 반드시 확인한다.

4) 가능하면 1년에 1회 회계감사를 통해서 객관적인 확인을 받는다.

실제로 횡령사건이 발생하면, 관리업계에 종사는 관리소장이나 경리는 “도대체 어떻게 횡령을 하는거지?” 혹은 “저런 사람 때문에 열심히 일하는 우리까지 다 의심받네” 라는 생각을 하게 됩니다. 하지만 어떤 직업군이든 썩은 사과가 있기 때문에, 계속적으로 안타까운 사고가 발생하고 있는 듯 합니다. 이 횡령건에는 특히 내부감사의 역할에 대해서 다시 한번 생각해 보는 계기가 되었으며, 입주자대표 교육에 회계파트 교육이 신설된 바, 좀 더 전문적인 교육을 통해 횡령 예방 방법을 배울 수 있는 계기 역시 마련되기를 바래봅니다.

완연한 가을입니다. 풍성한 추수속에서 우리의 마음이 풍족해지듯이 우리의 삶 역시 풍족해 지기를 기대하며 글을 맺습니다.